Todo lo que necesitas saber
Las dudas más frecuentes sobre Rutalia, recogidas en un sitio.
Sí. Rutalia procesa los datos personales de los colaboradores bajo las bases legales del contrato de trabajo y las obligaciones legales del sector. Los datos se almacenan en servidores europeos y el acceso está restringido por empresa.
La configuración inicial tarda menos de 30 minutos. El asistente de onboarding te guía para configurar los datos de empresa, la sede principal y el catálogo de documentos. Puedes invitar a tus colaboradores el mismo día.
Cada tipo de documento tiene una vigencia configurable (en meses). Rutalia calcula automáticamente la fecha de caducidad en función de la fecha del documento subido y envía alertas antes de que expire.
Sí. Rutalia es multi-tenant: cada empresa tiene su propio subdominio, su configuración y sus usuarios. Un administrador puede pertenecer a varias empresas simultáneamente.
Rutalia incluye por defecto los documentos más exigidos en el transporte español: Seguridad Social, Hacienda, CAP, carnet de conducir, ITV, seguro RC, permiso de circulación y reconocimiento médico. Puedes añadir o eliminar tipos libremente.
El precio depende del volumen de colaboradores y el número de empresas (tenants). Solicita una demo y te preparamos una propuesta personalizada sin compromiso.
Rutalia analiza con IA los certificados de estar al corriente con la Seguridad Social y con Hacienda que suben tus colaboradores: lee el documento, extrae sus datos, comprueba que es el tipo correcto y calcula su vigencia. Cualquier discrepancia queda marcada para revisión con el motivo, así tu equipo solo revisa lo que de verdad lo necesita.
Introduces el email del colaborador y Rutalia le envía un enlace de invitación. El colaborador crea su cuenta en minutos, completa su perfil y sube la documentación requerida directamente desde su móvil o escritorio. Tú ves el resultado en tiempo real en el panel.
Como mínimo: DNI o NIE en vigor, permiso de conducción de la categoría que corresponda (C, C+E, D…), CAP (Certificado de Aptitud Profesional) vigente y tarjeta de conductor del tacógrafo digital. Del vehículo se exigen permiso de circulación, ITV en vigor y seguro obligatorio. Si el conductor es autónomo o subcontratista, la empresa cargadora o contratista suele pedir además los certificados de estar al corriente con la Seguridad Social y con Hacienda.
La formación continua del CAP se renueva cada cinco años con un curso de 35 horas. La fecha de validez figura en el permiso de conducción junto al código 95. Rutalia registra esa fecha y avisa al conductor y a la empresa antes de que venza.
Es el documento que emite la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) para acreditar que una empresa o un autónomo no tiene deudas con la Seguridad Social. Se descarga en la Sede Electrónica con certificado digital, Cl@ve o DNIe. Las empresas que subcontratan lo piden a sus colaboradores porque pueden responder de sus deudas; Rutalia lo valida con IA y controla su vigencia.
Es la obligación, recogida en el artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y desarrollada por el Real Decreto 171/2004, de que las empresas que coinciden en un mismo centro de trabajo intercambien información y documentación preventiva. En la práctica obliga a pedir y revisar la documentación de subcontratistas y autónomos. Rutalia centraliza esa documentación, sus caducidades y su validación.
No. Un TMS planifica rutas, cargas y costes; Rutalia gestiona el cumplimiento documental de conductores, vehículos y subcontratistas. Ambos se conectan por API, de modo que tu TMS solo asigna servicios a conductores y vehículos que están en regla.