Durante años, muchas empresas de transporte han resuelto la figura del gestor de transporte con soluciones flexibles: un contrato de asesoría externa, un gestor compartido entre varias sociedades del mismo grupo, o incluso un familiar con el título CAP que "presta" su vinculación a cambio de una nómina simbólica. La reforma del Reglamento de Ordenación de los Transportes Terrestres ha puesto el foco precisamente ahí: en si esa vinculación es real o es papel.
El cambio no es cosmético. El Real Decreto que modifica el ROTT, publicado en el BOE, refuerza los criterios que Mitma y las Jefaturas Provinciales de Transporte usan para verificar que el gestor designado ejerce "de manera efectiva y continuada" la dirección de las actividades de transporte de la empresa, tal como exige el Reglamento (CE) 1071/2009. Y ese "de manera efectiva" es justo lo que se está fiscalizando con más lupa desde las últimas instrucciones internas del ministerio.
Qué ha cambiado exactamente
Hasta ahora, la vinculación se acreditaba casi siempre con dos documentos: el contrato laboral o mercantil del gestor y su inclusión en el organigrama de la empresa. Bastaba con tenerlos en el cajón. La revisión normativa añade tres elementos que las inspecciones están empezando a pedir de forma sistemática:
- Dedicación horaria mínima justificable. Ya no basta con decir que el gestor "está disponible". Se pide evidencia de tiempo real dedicado a la empresa: agenda, correos, actas de reuniones de flota, firmas en documentación operativa.
- Proximidad geográfica y capacidad de respuesta. Un gestor vinculado a cuatro empresas en tres provincias distintas, sin desplazamientos ni evidencia de gestión remota estructurada, es una bandera roja evidente para el inspector.
- Coherencia entre el volumen de flota y el número de vinculaciones del gestor. El artículo 5 del Reglamento 1071/2009, ahora aplicado con más rigor en el desarrollo reglamentario español, limita a cuatro empresas y 50 vehículos el techo razonable para un mismo gestor externo. Superar ese umbral sin justificación documental sólida es motivo directo de requerimiento.
El caso típico que está saltando en las inspecciones
El patrón más repetido en 2024 y 2025 no es el fraude deliberado, sino la vinculación "heredada": empresas que contrataron a un gestor hace años, esa persona cambió de residencia o de dedicación principal, y nadie actualizó ni el contrato ni la evidencia de su implicación real. El título CAP sigue vigente, el contrato sigue firmado, pero la actividad efectiva se ha diluido. Con los criterios anteriores, eso pasaba desapercibido. Con los nuevos, es exactamente el tipo de discrepancia que un cruce de datos entre el Registro de Empresas y Actividades de Transporte y la Seguridad Social puede sacar a la luz.
Si tu gestor de transporte no puede enseñar, con fecha y firma, al menos tres evidencias de actividad en los últimos 90 días, tienes un problema antes de que llegue la inspección.
Plazos que debes tener en el calendario
La disposición transitoria da a las empresas un margen para regularizar vinculaciones que no cumplan los nuevos criterios, pero ese margen no es indefinido y las Jefaturas Provinciales ya están enviando requerimientos de subsanación con plazos de 15 días hábiles desde la notificación. Si no se responde con documentación suficiente, la consecuencia es la apertura de expediente para la revisión de la autorización de transporte, con suspensión cautelar en los casos más graves.
En la práctica, esto significa tres fechas que cualquier responsable de flota debería marcar ya:
- Ahora mismo: auditoría interna de la vinculación real de tu gestor, revisando contrato, dedicación y número de empresas a las que está vinculado.
- Antes de la próxima renovación de la tarjeta de transporte: las Jefaturas están aprovechando este trámite para exigir la actualización de la documentación de vinculación, no solo la del vehículo.
- En el momento de cualquier cambio de gestor: el plazo para comunicar la baja y alta de un nuevo gestor al RGE (Registro General de Empresas) sigue siendo de 30 días naturales, pero ahora se exige adjuntar evidencia de la vinculación desde el primer día, no solo el contrato.
Cómo blindar la vinculación de tu gestor sin sobrecargar la operativa
No hace falta convertir la gestión documental en una obsesión diaria. Con cuatro rutinas sencillas, la mayoría de flotas puede tener esto resuelto:
- Pide a tu gestor un informe mensual firmado de actividad: reuniones, revisiones de flota, incidencias gestionadas. Diez minutos al mes, evidencia sólida para todo el año.
- Si el gestor es externo y atiende a más de una empresa, exige que el contrato especifique horas dedicadas por semana a la tuya en concreto, no una fórmula genérica de "disponibilidad permanente".
- Guarda copia de cualquier comunicación oficial en la que el gestor firme o intervenga: renovaciones de tarjetas, gestión de sanciones, planificación de CAP. Es la prueba más fácil de aportar ante un requerimiento.
- Revisa cada seis meses cuántas empresas tiene vinculadas tu gestor a nivel nacional. Puedes pedirle directamente ese dato; si no lo sabe con precisión, ya es una señal de alerta.
La vinculación del gestor de transporte ha dejado de ser un trámite de alta que se firma una vez y se olvida. El nuevo ROTT la convierte en una relación que hay que poder demostrar de forma continua, con fechas y firmas, no solo con un contrato guardado en un cajón. Las empresas que ya han empezado a documentar esa actividad mes a mes son las que están pasando las inspecciones sin sobresaltos.
